Obligaciones del Régimen Ordinario
Guía completa sobre los requisitos que debe cumplir todo declarante de renta para deducir costos y gastos en el impuesto sobre la renta.
📌 ¿Qué necesita un Declarante de Renta?
Para deducir costos y/o gastos en el impuesto de renta, deberá contar con:
Factura Electrónica
Para compras a responsables de impuestos (personas jurídicas y naturales obligadas a facturar).
- ✓ Validada por la DIAN con CUFE
- ✓ Transmitida electrónicamente
- ✓ Con eventos de aceptación
Documento Soporte
Para compras a NO responsables de impuestos (antes régimen simplificado).
- ✓ Electrónico desde agosto 2022
- ✓ Con resolución de numeración DIAN
- ✓ Tercero debe tener RUT
Nómina Electrónica
Para todos los pagos a empleados mediante contrato de trabajo.
- ✓ Un documento por empleado/mes
- ✓ Validada por la DIAN
- ✓ Resolución 0013 de 2021
Importante - Base Legal
Estas obligaciones están establecidas en el Artículo 616 del Estatuto Tributario, Parágrafo 6, como complemento a la facturación electrónica para garantizar la trazabilidad de costos y deducciones.
📝 Requisitos Generales de Costos y Deducciones
Artículo 107 del Estatuto Tributario - Las expensas necesarias son deducibles
Causalidad
El gasto debe tener relación directa con la actividad productora de renta. Debe existir un vínculo claro entre el gasto y la generación de ingresos.
Necesidad
El gasto debe ser indispensable para el desarrollo de la actividad económica. Se determina con criterio comercial según la actividad.
Proporcionalidad
El gasto debe guardar proporción razonable con los ingresos y la actividad. Debe estar acorde con las prácticas normalmente acostumbradas.
Artículo 107 E.T.
"Son deducibles las expensas realizadas durante el año o período gravable en el desarrollo de cualquier actividad productora de renta, siempre que tengan relación de causalidad con las actividades productoras de renta y que sean necesarias y proporcionadas de acuerdo con cada actividad."
🚫 Gastos NO Deducibles
Inciso 3 modificado por el artículo 62 de la Ley 1819 de 2016
Conductas Típicas - No Deducibles
En ningún caso serán deducibles las expensas provenientes de conductas típicas consagradas en la ley como delito sancionable a título de dolo. La administración tributaria podrá desconocer cualquier deducción que incumpla esta prohibición.
🧾 Factura Electrónica de Venta
Documento obligatorio para compras a responsables de impuestos
¿Qué es?
Es el documento electrónico que soporta las transacciones de venta de bienes y/o servicios, validado por la DIAN y que cuenta con un código único de factura electrónica (CUFE).
¿Cuándo aplica?
Debe exigirse a todos los proveedores que sean responsables de impuestos (personas jurídicas y personas naturales obligadas a facturar).
1. Emisión
El proveedor emite la factura electrónica
2. Validación DIAN
La DIAN valida y genera el CUFE
3. Recepción
El comprador recibe y acepta la factura
Requisito para Deducción
Si la factura electrónica NO está aprobada por la DIAN (no tiene CUFE válido), el costo o gasto NO será deducible en el impuesto de renta ni se podrá tomar el IVA como descontable.
📄 Documento Soporte Electrónico
Obligatorio desde el 1 de agosto de 2022
¿A quién aplica?
Aplica a las compras realizadas a personas NATURALES que NO están obligadas a emitir facturas, como lo son las personas no responsables de IMPUESTOS (antes régimen simplificado).
Reemplaza la Cuenta de Cobro
El documento soporte reemplaza la cuenta de cobro tradicional. El tercero deberá firmarlo aceptando que lo descrito allí corresponde a su ingreso. Sin embargo, se debe conservar la cuenta de cobro firmada como soporte adicional para la transcripción del documento.
Requiere Resolución DIAN
Debe contar con una numeración consecutiva que incluya rango y vigencia, previamente autorizada por la DIAN.
Funciona como Factura Electrónica
Se puede utilizar software propio o contratar con un proveedor tecnológico especializado que preste el servicio.
✅ Requisitos para que sea Deducible
RUT del tercero
En su primera vez debemos guardarlo si se continúan operaciones. Es obligación que el tercero tenga RUT, de lo contrario el documento no será válido.
Cuenta de cobro firmada o documento soporte firmado
Para transcripción si hay cuenta de cobro, o el documento soporte firmado por el tercero si no la hay.
Seguridad Social (si supera 1 SMMLV)
Si los cobros del mes del tercero superan un salario mínimo, deberá mostrarnos pago de seguridad social como INDEPENDIENTE.
Sin RUT = No Deducible
El tercero al cual se le hace DOCUMENTO SOPORTE debe tener RUT. De lo contrario, este documento NO será válido para la deducción de costos o gastos.
👥 Nómina Electrónica
Resolución 0013 de 2021 - Obligatoria para todos los empleadores
Obligación
"Todo contribuyente que contrate personal mediante un contrato de trabajo está en la obligación de generar la nómina electrónica, según el calendario de implementación fijado en la resolución 0013 de 2021."
Debe ser Validada por la DIAN
La nómina electrónica debe ser enviada a la DIAN y validada por esta entidad para que los pagos sean deducibles.
Un Documento por Empleado
Los documentos se emiten por cada empleado. Si tiene 5 empleados en un mes, serían 5 documentos de nómina electrónica.
📅 Calendario de Implementación (Res. 0013/2021)
| Grupo | Rango Empleados | Habilitación | Mes a Emitir | Fecha Máxima |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Más de 250 | 18/08/21 al 31/08/21 | Septiembre | 29/10/2021 |
| 2 | 101 - 250 | 01/09/21 al 30/09/21 | Octubre | 10/11/2021 |
| 3 | 11 - 100 | 01/10/21 al 31/10/21 | Noviembre | 10/12/2021 |
| 4 | 1 - 10 | 01/11/21 al 30/11/21 | Diciembre | 10/01/2022 |
Proveedor Tecnológico Sugerido: SIIGO
Los distintos softwares de contabilidad integran la nómina electrónica como un servicio adicional. Consulte proveedores autorizados en: Portal DIAN
🔄 RADIAN y Eventos de Factura Electrónica
Confirmación de facturas para título valor y deducción de costos
Si eres COMPRADOR
Los contribuyentes que adquieran bienes y servicios a crédito o cuando les sea otorgado un plazo para pagos, deberán confirmar:
- i) El acuse de recibido de la factura electrónica de venta
- ii) El recibo del bien o servicio mediante mensaje electrónico al emisor
Si eres VENDEDOR
Si pretende convertir su factura electrónica de ventas a crédito en un título valor negociable:
- 1. Solicitar los dos mensajes de confirmación a sus compradores
- 2. Registrar la factura en el RADIAN
- 3. La factura podrá ser sujeta a endosos o factoring
Consecuencia de NO confirmar (Comprador)
Si el comprador no confirma los eventos, estos costos y gastos NO podrán ser imputados en las declaraciones de renta como gasto deducible ni se podrá tomar el IVA como impuesto descontable.
¿Cómo confirmar los eventos?
Los mensajes pueden realizarse a través de:
- Software propio
- Software proporcionado por el proveedor tecnológico
- Solución gratuita de la DIAN
Importante: El mensaje deberá estar firmado electrónicamente.
Si NO eres facturador electrónico
Deberás hacer el proceso de habilitarte como si fueses un facturador electrónico, pero luego tendrás que pedirle a la DIAN que retire de tu RUT el código 52 - "Facturador electrónico".
🔍 Consulta de Facturas en Portal DIAN
Herramienta para verificar que los documentos estén aprobados
Propósito
Con el fin de garantizar que las facturas que emitimos a nuestros clientes estén 100% aprobadas por la DIAN, o las emitidas por nuestros proveedores y aprobadas por la DIAN para costos y deducciones las tengamos al 100%.
Acceder al Portal DIAN
Ingresar a www.dian.gov.co y seleccionar "Facturando Electrónicamente"
Verificar correo del RUT
Revisar que el correo electrónico registrado en el RUT del representante legal esté habilitado y tenga acceso
Seleccionar Empresa / Representante Legal
Diligenciar cédula del representante legal y NIT de la empresa
Recibir Token de Acceso
Llegará un correo llamado "Token Acceso DIAN" con validez de 60 minutos
Consultar Histórico
En el menú izquierdo, acceder a "Histórico" para ver documentos enviados y recibidos
Documentos Enviados
Son los documentos emitidos por la empresa. Debe corresponder con el consecutivo físico y revisar que estén todas aprobadas en forma consecutiva.
Documentos Recibidos
Son los documentos emitidos por nuestros proveedores. Permite verificar que cumplan con el requisito del código CUFE.
Herramienta para "Costos/Gastos sin Soporte"
Esta herramienta facilita identificar las facturas que no llegan como corresponde. Si una factura NO está aquí, es porque NO ESTÁ aprobada por la DIAN para deducción de costos y gastos.
⚠️ Limitación de Deducciones
Artículo 107-1 del Estatuto Tributario (Ley 1819 de 2016)
Condiciones para Aceptación Fiscal
Las siguientes deducciones serán aceptadas fiscalmente siempre cuando se encuentren debidamente soportadas, hagan parte del giro ordinario del negocio, y con las siguientes limitaciones:
Atenciones a Clientes, Proveedores y Empleados
Tales como regalos, cortesías, fiestas, reuniones y festejos.
Monto máximo deducible:
1%
de los ingresos fiscales netos y efectivamente realizados
Ejemplo Práctico
Si una empresa tiene ingresos fiscales netos de $1.000.000.000, el máximo que puede deducir por concepto de atenciones, regalos, fiestas y festejos es $10.000.000 (1%).
📌 Resumen de Obligaciones
| Tipo de Gasto | Documento Requerido | Requisitos Clave |
|---|---|---|
| Compras a responsables de IVA | Factura Electrónica | CUFE válido + Eventos de aceptación |
| Compras a NO responsables | Documento Soporte | RUT + Resolución DIAN + Firma |
| Pagos a empleados | Nómina Electrónica | Validada por DIAN + Mensual por empleado |
| Atenciones y regalos | Factura + Soporte | Máximo 1% de ingresos netos |