📚 CAPACITACION EQUIPO HMA

Modulo de Causaciones

Guia completa para procesar facturas electronicas y generar asientos contables automaticamente. De horas de trabajo manual a minutos de proceso automatizado.

🎯

¿Que es el Modulo de Causaciones?

Automatizacion del proceso contable de facturas electronicas

El Modulo de Causaciones transforma automaticamente las facturas electronicas DIAN en asientos contables listos para importar al software contable. Extrae la informacion directamente de los archivos XML oficiales, calcula retenciones y genera el archivo de importacion.

📄
ANTES: Proceso Manual
1

Recibir documentos fisicos

Facturas en papel por correo o mensajeria. Organizarlas por proveedor y fecha.

2

Revisar documento por documento

Verificar NIT, fecha, consecutivo, que valores cuadren, tipo de bien o servicio.

3

Calcular retenciones manualmente

  • Consultar si es declarante o no
  • Verificar si es autorretenedor, GC, RST...
  • Buscar tarifa correcta (2.5%, 3.5%, 4%, 6%, 11%...)
  • Calcular: Base x Tarifa con calculadora
  • Verificar si aplica ReteIVA
4

Buscar cuentas y digitar

Abrir PUC, determinar cuentas de gasto, IVA, retencion, CxP. Digitar linea por linea.

5

Repetir... y repetir...

100 facturas = 100 veces este proceso. Propenso a errores de digitacion y calculo.

⚡
AHORA: Proceso Automatizado
1

Subir archivo PST

Un solo archivo contiene TODAS las facturas del periodo. El sistema extrae XMLs y PDFs automaticamente.

2

Filtrar documentos

Seleccionar empresa receptora y rango de fechas. Click en "Procesar".

3

Configurar productos nuevos

Solo productos que el sistema no conoce. Se guardan para futuras facturas. Asignacion masiva.

4

Generar asientos

Un click genera TODOS los asientos. Retenciones automaticas. Cuentas automaticas. Cuadre garantizado.

5

Descargar e importar

Archivo TXT listo para el software contable. Importacion masiva de todos los asientos.

⏱️ Comparativa de Tiempo para 100 Facturas

Proceso Manual
8-15 HORAS
3-5 min por factura simple
➡️
Proceso Automatizado
10-15 MIN
Incluyendo revision
Ahorro del 98% del tiempo
✨

Beneficios Clave

Por que usar el modulo de causaciones

🎯

Eliminacion de Errores de Digitacion

El sistema lee directamente del XML oficial de la DIAN. No hay transcripcion manual = No hay errores de dedo.

🧮

Calculo Automatico de Retenciones

El sistema conoce las tarifas y las aplica correctamente. Verifica si el proveedor esta exento (AR, GC, RST).

📊

Consistencia en la Contabilizacion

El mismo producto siempre va a la misma cuenta. No depende de quien este haciendo la causacion.

📁

Trazabilidad Completa

Se guarda historial de todo lo procesado. Puede consultar cualquier factura anterior con su PDF asociado.

💡

Tiempo para Tareas de Mayor Valor

Menos tiempo digitando = Mas tiempo analizando. El contador puede enfocarse en asesoria, no en data entry.

✅

Cuadre Garantizado

Los asientos siempre cuadran: Debitos = Creditos. Eliminacion de descuadres por errores de digitacion.

📋

Requisitos Previos

Lo que necesita antes de empezar

1

Archivo PST de Outlook

Es el archivo donde Outlook guarda los correos. Ubicacion tipica: C:\Users\[Usuario]\Documents\Archivos de Outlook\. Extension: .pst o .ost

📁 Archivo .pst con los correos de facturas
2

Cliente configurado en el sistema

El cliente debe existir en la zona privada del sistema y debe tener asignado un colaborador que realizara el proceso.

👤 Cliente creado en Zona Privada
3

PUC del cliente cargado

Plan Unico de Cuentas con codigos de cuenta exportado del software contable. Se carga en la pestana Maestros > PUC dentro del modulo.

📊 Archivo CSV del PUC
🔄

Flujo de Trabajo Completo

Las 5 etapas del proceso de causacion

1

📤 Cargar Facturas (PST)

Subir el archivo PST de Outlook que contiene los correos con facturas electronicas.

Que hace el sistema:
  • Envia el archivo PST al servidor de procesamiento
  • Extrae todos los correos del archivo
  • Busca adjuntos XML de facturacion electronica DIAN
  • Asocia los PDFs con sus XMLs correspondientes
  • Parsea los datos de cada factura
  • Retorna el resultado con todas las facturas encontradas

💡 Tip: El tiempo de procesamiento depende del tamano del PST. Un archivo de 500MB puede tomar 3-5 minutos.

2

🔍 Filtrar Documentos

Seleccionar que facturas se van a contabilizar segun la empresa receptora y el periodo.

Filtros disponibles:
  • NIT Receptor: Seleccione la(s) empresa(s) que reciben las facturas
  • Fecha Desde: Primera fecha de expedicion a incluir
  • Fecha Hasta: Ultima fecha de expedicion a incluir

⚠️ Importante: Las fechas son de EXPEDICION de la factura (IssueDate del XML), NO la fecha del correo.

3

⚙️ Configurar Pendientes

Revisar y configurar productos y proveedores que el sistema no conoce.

Para cada producto pendiente:
  • Asignar cuenta de gasto (ej: 14050501)
  • Asignar descripcion contable (ej: COMPRA MP COCINA)
  • Asignar concepto de retencion (ej: COMPRAS_DECL 2.5%)
Para cada proveedor pendiente:
  • Verificar tipo de persona (PJ o PN)
  • Verificar si es declarante de renta
  • Asignar cuenta CxP (ej: 22050501)
  • Marcar condiciones especiales (AR, GC, RST, etc.)

💡 Tip: Use la asignacion masiva para configurar varios productos o proveedores iguales al mismo tiempo.

4

📊 Generar Asientos

El sistema genera automaticamente todos los asientos contables.

Tipos de generacion:
  • Plano Resumido (Recomendado): Agrupa items por producto en cada factura
  • Plano Detallado: Un movimiento por cada item de la factura
El sistema calcula automaticamente:
  • IVA segun la tarifa del producto (5%, 19%, etc.)
  • Retencion en la fuente segun el concepto
  • ReteIVA si el cliente es agente de retencion
  • Valor neto a pagar (CxP)
5

💾 Exportar y Cerrar

Descargar el archivo de importacion y cerrar el lote procesado.

Pasos finales:
  • Revisar el preview de asientos generados
  • Click en "Descargar TXT" para obtener el archivo
  • Importar el archivo en el software contable
  • Ir a "Documentos Procesados" y cerrar el lote

⚠️ Importante: Cerrar el lote evita que se vuelvan a procesar las mismas facturas. Los documentos quedan en historial para consulta.

⚙️

Configuracion del Cliente

Pestana "Conf. Cliente" - Se hace una sola vez por cliente

Esta configuracion define como el sistema tratara las facturas del cliente. Es importante configurarlo correctamente la primera vez.

Campo Descripcion Ejemplo
Es Responsable de IVA Si el cliente puede descontar IVA en sus compras ✓ Si
Es Agente de Retencion Si el cliente practica retencion en la fuente ✓ Si
Es Agente Retencion IVA Si el cliente practica ReteIVA ✓ Si
Comprobante Compras Codigo del comprobante para facturas de compras 00052
Comprobante Gastos Codigo del comprobante para facturas de gastos 00049
Comprobante NC Compras Codigo para notas credito de compras 00053
Comprobante NC Gastos Codigo para notas credito de gastos 00054
Centro de Costos Centro de costos por defecto para los movimientos 4001
📊

Cargar PUC del Cliente

Pestana "Maestros" > "PUC"

1

Exportar PUC del software contable

En su software contable, exporte el Plan Unico de Cuentas a formato CSV o Excel.

2

Preparar el formato del archivo

El archivo debe tener este formato (separado por punto y coma):

CODIGO;NOMBRE;TIPO
11050501;CAJA GENERAL;S
13050501;CLIENTES NACIONALES;S
14050501;MATERIA PRIMA;S
22050501;PROVEEDORES NACIONALES;S

Tipo "S" = Si recibe movimiento | Tipo "N" = No recibe movimiento

3

Subir el archivo

En la pestana PUC, seleccione el archivo y haga click en "Cargar". El sistema importara todas las cuentas.

📝

Descripciones Contables

Pestana "Maestros" > "Descripciones"

Las descripciones contables definen a que cuenta de gasto va cada tipo de compra. Se crean automaticamente al configurar productos o se pueden agregar manualmente.

Descripcion Cuenta de Gasto Uso Tipico
COMPRA MP COCINA 14050501 Materia prima para produccion
SERVICIOS PUBLICOS 51355001 Energia, agua, gas, telefono
ARRENDAMIENTOS 51200501 Alquiler de locales, oficinas
HONORARIOS PROFESIONALES 51100501 Servicios de contadores, abogados
ASEO Y VIGILANCIA 51305001 Servicios de limpieza y seguridad
📤

Paso 1: Cargar Facturas desde PST

Pestana "Cargar Facturas"

1

Ir a la pestana "Cargar Facturas"

Esta es la primera pestana del modulo de causaciones.

2

Seleccionar el cliente

Use el dropdown "Seleccione un cliente". Solo aparecen clientes asignados a su usuario.

3

Subir archivo PST

Click en "Seleccionar archivo", busque el archivo .pst de Outlook y luego click en "Subir y Procesar".

4

Esperar el procesamiento

Aparece una barra de progreso. NO cierre la ventana durante el proceso. Puede tomar 1-5 minutos segun el tamano.

5

Ver resultados

Aparece un resumen: X facturas encontradas, X notas credito. Lista de NITs receptores detectados y vista previa de documentos.

🔍

Paso 2: Filtrar y Seleccionar Documentos

Definir que facturas se van a contabilizar

1

Seleccionar NIT(s) Receptor(es)

Marque los NITs de las empresas que reciben las facturas. Puede seleccionar multiples NITs si el archivo contiene facturas de varias empresas.

2

Definir rango de fechas

Fecha Desde: Primera fecha de expedicion a incluir.
Fecha Hasta: Ultima fecha de expedicion a incluir.

⚠️ IMPORTANTE: Es la fecha de EXPEDICION de la factura (IssueDate del XML), NO la fecha del correo.

3

Click en "Procesar Facturas Seleccionadas"

El sistema filtra los documentos y los muestra en la pestana "Documentos a Contabilizar".

4

Verificar documentos

Ir a "Documentos a Contabilizar" y verificar que aparecen las facturas esperadas. Puede ver el detalle de cada factura haciendo click, incluyendo el PDF adjunto si existe.

📌 RECUERDE: Los documentos que aparecen en "Documentos a Contabilizar" son los UNICOS que se van a contabilizar. Si falta alguna factura, revise los filtros.

📦

Paso 3: Configurar Productos Pendientes

Pestana "Maestros" > "Productos Pendientes"

Cuando se procesan facturas nuevas, pueden aparecer productos que el sistema no conoce. Para cada producto pendiente, necesita asignar 3 cosas:

Campo Que es Ejemplo
Cuenta de Gasto A que cuenta contable va el valor del producto 14050501
Descripcion Contable Descripcion que aparece en el detalle del asiento COMPRA MP COCINA
Concepto de Retencion Tarifa de retencion a aplicar COMPRAS_DECL 2.5%

Configurar un producto individual:

1

En la fila del producto, hacer click en cada campo

Se abre un buscador para seleccionar el valor.

2

Seleccionar los 3 valores

Cuenta de gasto, descripcion contable y concepto de retencion.

3

Click en el boton "Guardar"

El producto queda configurado y guardado para futuras facturas.

Asignacion masiva (varios productos a la vez):

1

Marcar checkbox de los productos a configurar

Seleccione todos los productos que tendran la misma configuracion.

2

En el panel superior, seleccionar los valores

Cuenta de gasto, descripcion contable y concepto de retencion.

3

Click en "Aplicar"

Todos los productos seleccionados se configuran con los mismos valores.

🔧 Filtros utiles:
  • "Sin Cuenta Gasto": Muestra solo productos sin cuenta asignada
  • "Sin Descripcion": Muestra solo productos sin descripcion
  • "Sin Retencion": Muestra solo productos sin retencion
  • Filtro por Proveedor: Muestra productos de un proveedor especifico
  • Busqueda por nombre: Escriba parte del nombre del producto
👥

Paso 4: Configurar Proveedores Pendientes

Pestana "Maestros" > "Proveedores Pendientes"

Los proveedores nuevos aparecen en esta seccion. El campo mas importante es la Cuenta CxP (Cuentas por Pagar) que define donde se registra la deuda con el proveedor.

Badges especiales (condiciones que eximen de retencion):

AR Autorretenedor - No se le practica retefuente
GC Gran Contribuyente - Condiciones especiales
RST Regimen Simple - No se le practica retefuente
ESAL Sin Animo de Lucro - Condiciones especiales
PNSR PN Sin Retencion - Persona natural exenta

📌 NOTA: Los badges con candado (🔒) vienen de los maestros del sistema (listas oficiales) y no se pueden editar manualmente. El sistema los detecta automaticamente por NIT.

Para asignar Cuenta CxP:

1

Click en la celda de "Cuenta CxP"

Se abre un buscador de cuentas del PUC.

2

Buscar y seleccionar la cuenta

Tipicamente: 22050501 - PROVEEDORES NACIONALES

3

El proveedor se guarda automaticamente

No necesita hacer click en guardar.

💡 TIP: Use la asignacion masiva para asignar la misma cuenta CxP a varios proveedores. Marque los checkboxes, seleccione la cuenta en el panel superior y click en "Aplicar".

📊

Paso 5: Generar Asientos Contables

Pestana "Generar Contabilizaciones"

1

Ir a pestana "Generar Contabilizaciones"

Asegurese de que todos los productos y proveedores estan configurados.

2

Seleccionar tipo de generacion

Plano Resumido (Recomendado): Agrupa items por producto.
Plano Detallado: Un asiento por cada item.

3

Click en "Generar Plano Resumido"

Espere mientras el sistema procesa. Aparece barra de progreso para lotes grandes.

4

Revisar preview de asientos

Verifique que las cuentas son correctas y los calculos de retenciones.

5

Descargar TXT

Click en "Descargar TXT" para obtener el archivo de importacion.

Ejemplo de Asiento Generado:

Comprobante de Compras

Factura FE12345 - PROVEEDOR ABC S.A.S.
Cuenta Nombre Debito Credito Calculo
14050501 MATERIA PRIMA $1,000,000 Base gravable
24080501 IVA DESCONTABLE $190,000 19% de $1,000,000
236540 RETEFUENTE COMPRAS $25,000 2.5% de $1,000,000
23670505 RETEIVA $28,500 15% de $190,000
22050501 CXP PROVEEDOR ABC $1,136,500 Total - Retenciones
Total Debitos
$1,190,000
Total Creditos
$1,190,000
✅

Paso 6: Cerrar Lote

Pestana "Documentos Procesados"

1

Importar el TXT en el software contable

Verifique que los asientos se importaron correctamente.

2

Ir a pestana "Documentos Procesados"

En la seccion superior aparecen los lotes procesados.

3

Buscar el lote y click en "Cerrar"

El lote cambia a estado "cerrado" y ya no aparece en "Cargar Facturas".

⚠️ Que pasa al cerrar:
• El lote ya NO aparece en "Cargar Facturas"
• Los documentos quedan en historial consultable
• No se pueden reprocesar esos documentos
• Si necesita reabrir, puede hacer click en "Reabrir"

📋 Checklist de Trabajo

Use esta lista para no olvidar ningun paso

🆕 Primera vez con un cliente

  • Configurar cliente (Conf. Cliente)
  • Cargar PUC (Maestros > PUC)
  • Crear descripciones contables basicas

📅 Cada vez que procese facturas

  • Cargar archivo PST
  • Filtrar por NIT receptor y fechas
  • Configurar productos pendientes
  • Configurar proveedores pendientes
  • Generar asientos (Plano Resumido)
  • Revisar preview de asientos
  • Descargar TXT
  • Importar en software contable
  • Cerrar lote
💰

Guia de Retenciones

Como el sistema calcula las retenciones automaticamente

El sistema calcula automaticamente las retenciones basado en el concepto de retencion asignado al producto y las caracteristicas del proveedor.

Tarifas de Retencion en la Fuente:

Concepto Declarante No Declarante Tipo
Compras generales 2.5% 3.5% Bien
Servicios generales 4% 6% Servicio
Honorarios (Persona Juridica) 11% Servicio
Honorarios (Persona Natural - No Decl.) 10% Servicio
Arrendamiento de muebles 4% Servicio
Arrendamiento de inmuebles 3.5% Servicio
Transporte de carga 1% Servicio
Transporte de pasajeros 3.5% Servicio
Hoteles y restaurantes 3.5% Servicio
Vigilancia y aseo 2% Servicio

Retencion de IVA (ReteIVA):

Tarifa: 15% del valor del IVA

Aplica cuando:
• El cliente es agente de retencion de IVA
• El proveedor es responsable de IVA
• El proveedor NO es gran contribuyente
• El proveedor NO esta en regimen simple

Proveedores EXENTOS de retencion:

AR Autorretenedor: Se retiene a si mismo, NO se le practica retefuente
RST Regimen Simple: Exento de retefuente y ReteIVA
GC Gran Contribuyente: Tarifa reducida, sin ReteIVA en algunos casos

📌 El sistema detecta automaticamente si un proveedor esta en las listas de Autorretenedores, RST o Grandes Contribuyentes usando los maestros oficiales cargados.

❓

Preguntas Frecuentes

Respuestas a las dudas mas comunes

Depende del tamano del archivo:
  • PST de 500MB: 3-5 minutos
  • PST de 1GB: 5-10 minutos
  • PST de 2GB: 10-15 minutos
Es importante NO cerrar la ventana durante el procesamiento.
El proceso se pierde y debe volver a subir el archivo PST. Siempre espere a que la barra de progreso llegue al 100%.
Si, pero generara documentos duplicados. Se recomienda cerrar o eliminar los lotes anteriores antes de reprocesar el mismo archivo.
Es normal. Algunos emisores no envian el PDF adjunto al correo, solo el XML. El XML contiene toda la informacion necesaria para la contabilizacion. El PDF es solo para referencia visual.
Depende del tipo de producto o servicio:
  • Compras de bienes: 2.5% (declarante) o 3.5% (no declarante)
  • Servicios generales: 4% (declarante) o 6% (no declarante)
  • Honorarios: 10-11%
  • Arrendamientos: 3.5-4%
Consulte con el contador si tiene dudas sobre el concepto correcto.
Significa que el proveedor tiene la calidad de Autorretenedor ante la DIAN. Esto quiere decir que el proveedor se retiene a si mismo, por lo tanto NO se le debe practicar retencion en la fuente al pagarle.
No directamente en el preview. Si necesita corregir algo:
  • Corrija la configuracion del producto o proveedor en Maestros
  • Vuelva a "Generar Contabilizaciones"
  • Genere los asientos nuevamente
O puede editar el asiento directamente en el software contable despues de importar.
Es un archivo de texto plano con campos separados por pipe (|). El formato es compatible con la mayoria de software contable colombiano. Cada linea representa un movimiento contable con: cuenta, tercero, centro de costo, detalle, debito, credito, base.
🔧

Solucion de Problemas Comunes

Que hacer cuando algo no funciona

⚠️

"No se encontraron facturas en el PST"

✅ Solucion:
  • Verificar que el PST contiene correos con facturas electronicas
  • Las facturas deben venir como archivos XML adjuntos (no solo PDF)
  • Verificar que los correos no estan en la papelera del Outlook
  • El archivo debe ser .pst, no .ost
⚠️

"El procesamiento se queda en 0%"

✅ Solucion:
  • Refrescar la pagina (F5) y volver a intentar
  • Verificar conexion a internet
  • Probar con un archivo PST mas pequeno
  • Si persiste, contactar soporte tecnico
⚠️

"Faltan algunas facturas en los resultados"

✅ Solucion:
  • Revisar los filtros de NIT receptor (debe estar seleccionado el correcto)
  • Revisar el rango de fechas de expedicion (es la fecha de la factura, no del correo)
  • Algunas facturas pueden estar en formato no estandar DIAN
  • Verificar que el correo tenia el XML adjunto
⚠️

"El PDF no corresponde a la factura"

✅ Solucion:
  • Esto puede pasar cuando el emisor usa nombres de archivo no estandar
  • El XML siempre contiene la informacion correcta (es el documento oficial)
  • El PDF es solo para referencia visual
  • Puede descargar el PDF correcto del portal de la DIAN si lo necesita
⚠️

"No encuentro la cuenta en el buscador"

✅ Solucion:
  • Verificar que el PUC del cliente esta cargado (Maestros > PUC)
  • Buscar por codigo O por nombre (no ambos)
  • Solo aparecen cuentas de movimiento (tipo "S")
  • Puede agregar cuentas faltantes en el PUC
⚠️

"Error al generar asientos: productos sin configurar"

✅ Solucion:
  • Ir a Maestros > Productos Pendientes
  • Configurar TODOS los productos faltantes (cuenta, descripcion, retencion)
  • Volver a Generar Contabilizaciones
  • Los productos deben tener los 3 campos completos
⚠️

"Las retenciones no se calculan"

✅ Solucion:
  • Verificar configuracion del cliente: ¿Esta marcado como agente de retencion?
  • Verificar que el producto tiene concepto de retencion asignado
  • Verificar que el proveedor NO esta marcado como exento (AR, RST, etc.)
  • Verificar la base minima de retencion en UVT
📞

Contacto para Soporte

Si necesita ayuda adicional

📧

Email

info@contadoreshma.com

🌐

Web

contadoreshma.com

📝 Al reportar un problema, incluya:
• Que estaba haciendo cuando ocurrio el error
• Mensaje de error (si aparece alguno)
• Cliente y fecha del problema
• Captura de pantalla si es posible